什么是电子数据交换？
电子数据交换 (EDI) 是组织之间业务文档的自动交换。日常业务工作流程需要交换发票、采购订单和装运单等文档。按照传统方式，公司代表需要共享纸质文档或带有附件的电子邮件，然后进行手动处理并将文档数据填入企业数据系统。EDI 技术可自动执行这些工作流程，因此数字系统可以跨组织边界共享和处理文档，而无需人工参与。组织可以将 IT 系统连接到其 B2B 网络中的其他系统，以节省时间并消除手动处理中的错误。
电子数据交换有哪些好处？
EDI 为企业提供以下好处。
节省时间
在非 EDI 环境中，开具发票、处理采购订单和输入数据非常耗时。借助 EDI，您可以使用低代码环境轻松自动执行常见的文件处理和共享步骤，从而节省时间和精力。
EDI 还消除了与纸质通信方法相关的延迟。它提供业务文档的即时交付和交换。电子文档的即时传输可以缩短响应时间和更快做出决策。
减少错误
由于 EDI 的自动处理，您可以避免手动数据输入错误。EDI 还可以帮助检测文档中的错误和数据异常。使用这种方法，文档的准确率更高，进一步提高了数据处理效率。
提高安全性
借助 EDI，您可以更好地控制用户访问和身份验证。EDI 使用身份验证和加密的组合来控制谁可以访问某些文件。电子系统比传统的纸质优先方法安全得多。
增强连接性
您可以使用云原生文件传输服务快速轻松地与业务合作伙伴、用户和供应商共享大型数据集。EDI 事务可以轻松集成到您的业务流程中，增强公司内部的连接。
电子数据交换的工作原理是什么？
EDI 主要通过使用两种传输形式来工作：
- 点对点或直接 EDI 连接通过安全协议连接两个业务系统
- 增值网络 (VAN) 方法使用第三方网络来监督数据传输过程
EDI 软件通常使用邮箱模式来促进文档交换和批处理。安全的互联网协议（例如简单对象访问协议（SOAP）、安全文件传输协议（SFTP）和基于 HTTPS 的协议（如 AS2）用于传输 EDI 文档。此外，由各种组织（例如认证标准委员会 X12、Peppoi 和 Odette）管理的通信标准确保了数据治理的基准水平，并在 EDI 事务中实现了高数据质量。
EDI 软件还可以组合两个或多个数据段，以在文档中提供更多上下文。例如，EDI 可以将数据元素 ITEMQUANTITY 和 ITEMDESCRIPTION 组合到 ORDERLINE 中，以全面描述订单中的商品和数量。数据组合提供了更丰富的上下文并简化了 EDI 文档的结构。
下图显示了两个组织之间的 EDI 示例：提供商和付款人。
电子数据交换的实施需要满足哪些要求？
以下是实施 EDI 处理业务文档的三个主要步骤。
建立基础设施
第一步要求企业获取和设置任何 EDI 硬件和软件组件。这些方面管理 EDI 文档的传输、集成、转换和路径映射。EDI 软件可确保将任何业务文档转换为正确的格式。常见的软件组件包括：
- EDI 映射软件，可获取文件中的字段，例如名称和地址，然后将它们传输到标准化文档中
- 批量封装和解封软件，供发送方和接收方接收、打包和拆包交易
- 邮件路由软件，用于发送消息，将它们传送到正确的收件人地址，并确保消息的格式与目标地址兼容
通常，此步骤还涉及设置和连接到 VAN，从而提供可靠且安全的传输路径。如果要在内部管理 EDI，您必须确保拥有所需的硬件，例如网络设备、存储和服务器。
建立连接
在为 EDI 系统奠定技术基础之后，您必须与业务合作伙伴建立联系。由于您正在与这些贸易伙伴处理和交换文档，因此您必须实施促进安全可靠连接的 EDI 标准。
不同的行业和地区可以采用不同的 EDI 标准格式。您可以将您的 EDI 系统配置为使用与贸易伙伴相同的标准，从而促进 EDI 文档的交换。配置还包括设置确保安全数据传输路径所需的 VPN、防火墙或 AS2 连接。
遵守标准
您的 EDI 系统必须遵守行业要求的数据保护法规和标准。如果您使用的任何标准有更新，则必须调整系统以保持合规性。同样，如果贸易伙伴决定改变所遵循的标准，您也应该了解他们的新规格，并能够满足其要求。
电子数据交换解决方案面临哪些挑战？
想要实施 EDI 解决方案的企业可能会遇到以下常见挑战。
实施成本
在业务流程中使用 EDI 需要大量的初始投资。您必须投资符合监管标准的硬件、软件和系统。如果您使用第三方 EDI 网络提供商，则还需要为这些服务付费。要确保成功集成 EDI，您必须对员工进行有关 EDI 流程、方法、标准和软件的培训。持续的培训也会产生成本，并要求企业建立可访问的培训资源。
文档映射
另一个挑战是有效地将 EDI 格式映射到现有文档。如果您当前使用多个系统，则必须广泛测试数据映射以确保准确性。如果您没有专业知识来监督该过程，则该过程可能既耗时又复杂。
扩展挑战
在您的 EDI 解决方案启动并运行后，您可能会发现很难将您的系统扩展到所有物流合作伙伴和供应商。例如，根据您的贸易伙伴，采购订单可能具有不同的业务规则、数据元素和文档字段。要扩展您的 EDI 系统，您必须适应不同供应商不同的 EDI 准备水平。
持续监控
不准确、不完整或不一致的信息会阻碍 EDI 解决方案。您必须持续监控 EDI 系统和当前的安全标准，以防止可能的中断、数据质量下降或不合规情况。为了缓解新出现的合规性问题，您必须分配资源进行定期审计、安全评估和绩效审查。
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